Politique de confidentialitePrivacy policy
Informations sur les donnees traitees par Notice Express pendant la phase pilote et commerciale preparee.Information about data processed by Notice Express during the pilot and planned commercial phase.
Donnees traitees
Selon l'utilisation, Notice Express traite des donnees de compte et les informations professionnelles que l'utilisateur choisit d'enregistrer : contrats, fournisseurs, clients, responsables, montants, paiements, livraisons, stocks, dates, delais de preavis, extraits sources et actions internes. Les fichiers PDF, Word, Excel, TXT, CSV, e-mails et images sont lus pour preparer le registre. Lorsque l'archivage facultatif est active, une copie du document original est conservee dans l'espace prive Cloudflare du client jusqu'a sa suppression par le client ou a la suppression du compte.
Roles RGPD
Pour la gestion du compte, du support, de la securite du service et du site public, Notice Express agit comme responsable de traitement. Pour les donnees contenues dans les documents et registres professionnels importes par un client, Notice Express agit en principe comme sous-traitant du client professionnel, qui reste responsable du choix des donnees, de leur base legale et de l'information des personnes concernees.
Bases legales
- execution de mesures precontractuelles ou contractuelles pour les demandes d'acces, le support et l'utilisation du pilote ;
- interet legitime pour la securite, la prevention des abus, l'amelioration du service et la preuve des demandes ;
- obligation legale lorsque des donnees doivent etre conservees pour la comptabilite, la facturation ou la defense de droits ;
- consentement ou action explicite de l'utilisateur lorsqu'il active une fonction facultative, notamment l'extraction IA.
Extraction par IA et OCR
L'extraction DeepSeek est facultative et desactivee par defaut. Lorsqu'elle est activee par l'utilisateur au moment de l'import, le texte extrait, le nom du fichier et, pour un document scanne, une image redimensionnee de la page peuvent etre transmis a DeepSeek pour lecture et structuration. Le resultat reste a confirmer par l'utilisateur. Il est recommande d'eviter ou d'anonymiser les donnees personnelles et sensibles inutiles.
Controle des adresses email
A l'inscription, Notice Express verifie le format, les informations DNS publiques du domaine et sa presence eventuelle dans une liste publique de domaines jetables. La liste est telechargee globalement puis conservee temporairement dans Cloudflare : l'adresse email complete de l'utilisateur n'est jamais transmise au fournisseur de cette liste.
Finalites
- repondre aux demandes de contact et d'acces pilote ;
- preparer et exploiter un registre d'echeances professionnelles ;
- extraire ou structurer des informations depuis des documents fournis ;
- afficher des sources pour verification humaine ;
- preparer des rappels confirmes par l'utilisateur ;
- assurer la securite, le support, la maintenance et la prevention des abus.
Prestataires et destinataires
Les donnees peuvent etre traitees par Cloudflare pour l'hebergement, la securite, le stockage prive et l'execution du service. DeepSeek n'est sollicite que si l'utilisateur active l'extraction IA. D'autres prestataires pourront etre ajoutes pour l'email transactionnel, le paiement, les sauvegardes ou le support ; ils seront documentes avant une ouverture commerciale complete.
Transferts hors Union europeenne
Certains prestataires techniques peuvent impliquer un acces ou un transfert hors UE. Notice Express cherchera a utiliser des configurations compatibles RGPD et a documenter les garanties applicables lorsque les prestataires definitifs seront confirmes.
Durees de conservation
- demandes de contact et support : jusqu'a 3 ans apres le dernier echange utile ;
- donnees de compte pilote : pendant la duree de l'acces puis suppression ou anonymisation sur demande ou apres inactivite prolongee ;
- registres et donnees metier : pendant la relation pilote ou commerciale, puis suppression/export selon les instructions du client ;
- donnees techniques de securite : duree limitee necessaire a la securite, aux journaux et a la prevention des abus ;
- donnees de facturation futures : selon les obligations legales applicables.
Donnees a eviter
Le service n'est pas concu pour recevoir des donnees de sante, des donnees sensibles, des mots de passe, des donnees bancaires completes, des documents d'identite, des donnees concernant des mineurs ou des informations inutiles au suivi des echeances.
Droits des personnes
Les personnes concernees peuvent demander l'acces, la rectification, l'effacement, la limitation, l'opposition ou, lorsque applicable, la portabilite de leurs donnees. Contact : contact@noticeexpressapp.com. Une reclamation peut egalement etre adressee a l'autorite de protection des donnees competente.
Data processed
Depending on use, Notice Express processes account data and the business information the user chooses to save: contracts, suppliers, customers, owners, amounts, payments, deliveries, stock, dates, notice periods, source excerpts and internal actions. PDF, Word, Excel, TXT, CSV, email and image files are read to prepare the register. When optional archiving is enabled, a copy of the original document is retained in the customer's private Cloudflare workspace until the customer deletes it or the account is deleted.
GDPR roles
For account management, support, service security and the public website, Notice Express acts as a controller. For data contained in professional documents and registers imported by a customer, Notice Express generally acts as a processor for the professional customer, who remains responsible for the choice of data, legal basis and information of data subjects.
Legal bases
- pre-contractual or contractual steps for access requests, support and pilot use;
- legitimate interest for security, abuse prevention, service improvement and evidence of requests;
- legal obligation when data must be retained for accounting, invoicing or legal defence;
- consent or explicit user action when enabling an optional feature, especially AI extraction.
AI extraction and OCR
DeepSeek extraction is optional and disabled by default. When the user enables it for an import, the extracted text, filename and, for scanned documents, a resized image of the page may be sent to DeepSeek for reading and structuring. The result must still be confirmed by the user. Users should avoid or anonymise unnecessary personal and sensitive information.
Email address checks
At sign-up, Notice Express checks the format, public DNS information for the domain and whether it appears in a public disposable-domain list. The list is downloaded globally and temporarily cached in Cloudflare: the user's full email address is never sent to the list provider.
Purposes
- respond to contact and pilot access requests;
- prepare and operate a register of business deadlines;
- extract or structure information from documents provided by the customer;
- display sources for human verification;
- prepare reminders confirmed by the user;
- ensure security, support, maintenance and abuse prevention.
Providers and recipients
Data may be processed by Cloudflare for hosting, security, private storage and service execution. DeepSeek is used only if the user enables AI extraction. Other providers may be added for transactional email, payment, backups or support; they will be documented before full commercial launch.
Transfers outside the European Union
Some technical providers may involve access or transfer outside the EU. Notice Express will seek to use GDPR-compatible configurations and document applicable safeguards when final providers are confirmed.
Retention periods
- contact and support requests: up to 3 years after the last useful exchange;
- pilot account data: for the duration of access, then deletion or anonymisation on request or after prolonged inactivity;
- business registers and data: during the pilot or commercial relationship, then deletion/export according to customer instructions;
- technical security data: limited period necessary for security logs and abuse prevention;
- future billing data: according to applicable legal obligations.
Data to avoid
The service is not designed to receive health data, sensitive data, passwords, full banking details, identity documents, data concerning minors or information that is unnecessary for deadline tracking.
Individual rights
Data subjects may request access, rectification, erasure, restriction, objection or, where applicable, portability of their data. Contact: contact@noticeexpressapp.com. A complaint may also be lodged with the competent data protection authority.